項(xiàng)目采購(gòu)和合同管理

一、引言。

項(xiàng)目采購(gòu)和合同管理是站在買(mǎi)者的角度，處理從外部獲取貨物或服務(wù)時(shí)遇到的各種問(wèn)題，涉及采購(gòu)規(guī)劃、詢(xún)價(jià)規(guī)劃、詢(xún)價(jià)、選擇供應(yīng)者，以及合同管理等過(guò)程。這些過(guò)程的工作量大小和復(fù)雜程度因項(xiàng)目而異。很多項(xiàng)目不需耗費(fèi)太多的精力，而工程和國(guó)防等本身就是采購(gòu)的項(xiàng)目卻對(duì)此有很高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)要求。

20世紀(jì)80年代以來(lái)，技術(shù)的進(jìn)步大大提高了生產(chǎn)率，而經(jīng)濟(jì)全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術(shù)，減少資金的投入，克服進(jìn)入他國(guó)市場(chǎng)的障礙，利用他人的地理優(yōu)勢(shì)，降低投資風(fēng)險(xiǎn)，利用他人滿(mǎn)足客戶(hù)的急迫要求，保證穩(wěn)定的原料來(lái)源，提高交付能力等。要做到以上各點(diǎn)，項(xiàng)目管理人員必須提高采購(gòu)和合同管理能力。在利用外部資源時(shí)必須注意防止流失關(guān)鍵技術(shù)，避免在簽訂和清算合同等方面耗費(fèi)過(guò)多的資金、時(shí)間和精力，設(shè)法幫助承包商、分包商和供應(yīng)商降低成本。

二、采購(gòu)和詢(xún)價(jià)規(guī)劃。

（一）采購(gòu)規(guī)劃。

采購(gòu)規(guī)劃就是考慮哪些資源（如人力、材料、設(shè)備等）須從外部取得，以及如何取得。許多研究或機(jī)構(gòu)內(nèi)部的小型項(xiàng)目都盡量利用本單位的資源，采購(gòu)量不大，甚至無(wú)須從外部采購(gòu)。但是，也有很多項(xiàng)目的主要工作需要由外人完成。世界上已經(jīng)有許多采購(gòu)方式。單就貨物、工程和服務(wù)而言，就有國(guó)際或全國(guó)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)、有限招標(biāo)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、直接簽訂合同等。當(dāng)項(xiàng)目缺乏必要的人員和經(jīng)驗(yàn)時(shí)，可以聘請(qǐng)他人代理。

對(duì)于待采購(gòu)之物，應(yīng)當(dāng)考慮項(xiàng)目的要求、采購(gòu)策略、技術(shù)要求、市場(chǎng)情況、項(xiàng)目其他方面的管理計(jì)劃、制約條件和假設(shè)，以及技術(shù)的發(fā)展等。采購(gòu)規(guī)劃經(jīng)常要進(jìn)行自制外購(gòu)分析、利用專(zhuān)家的判斷和選擇合同的類(lèi)型。自制外購(gòu)分析就是比較利用自身資源和從外部采購(gòu)兩種方式的利弊。采購(gòu)規(guī)劃結(jié)束時(shí)提出的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)說(shuō)明對(duì)欲采購(gòu)的資源各個(gè)方面的具體要求，以便供應(yīng)者判斷自己能否滿(mǎn)足這些要求。采購(gòu)計(jì)劃還應(yīng)說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理。

（二）詢(xún)價(jià)規(guī)劃。

詢(xún)價(jià)規(guī)劃（亦可稱(chēng)招標(biāo)規(guī)劃）就是對(duì)待采購(gòu)之物提出具體的要求，查明有哪些來(lái)源可滿(mǎn)足采購(gòu)要求。制訂詢(xún)價(jià)計(jì)劃時(shí)，要充分利用標(biāo)準(zhǔn)格式的招標(biāo)文件，包括標(biāo)準(zhǔn)合同條件和要求說(shuō)明書(shū)。標(biāo)準(zhǔn)格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任，可避免因不認(rèn)真履行合同而增加成本，避免因雙方缺乏信任而引起爭(zhēng)議，可以降低選擇承包人的成本，提高采購(gòu)效率。標(biāo)準(zhǔn)格式還制訂了防止腐敗的條款。采購(gòu)人員的道德品質(zhì)是保證項(xiàng)目采購(gòu)成功的先決條件。

詢(xún)價(jià)規(guī)劃應(yīng)遵循如下原則：降低成本和提高效率、為所有的合格投標(biāo)人提供機(jī)會(huì)、促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、采購(gòu)過(guò)程透明。對(duì)于公共項(xiàng)目，尤其應(yīng)當(dāng)如此。在復(fù)雜的采購(gòu)中，專(zhuān)家可以在如下方面發(fā)揮重要作用：確定采購(gòu)和詢(xún)價(jià)方針與程序；審查項(xiàng)目班子采購(gòu)與詢(xún)價(jià)能力、采購(gòu)與詢(xún)價(jià)計(jì)劃、采購(gòu)方式和采購(gòu)（招標(biāo)）文件；就采購(gòu)文件和投訴提出處理建議；批準(zhǔn)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)文件；維護(hù)采購(gòu)監(jiān)督制度。采購(gòu)文件一般要說(shuō)明評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)文件的審查辦法和程序、評(píng)標(biāo)過(guò)程和評(píng)標(biāo)方法。

三、詢(xún)價(jià)和招標(biāo)。

詢(xún)價(jià)或招標(biāo)就是讓賣(mài)主根據(jù)采購(gòu)文件的要求提出報(bào)價(jià)和建議。復(fù)雜的采購(gòu)工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，投入的資源多，需要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。詢(xún)價(jià)或招標(biāo)一般應(yīng)從記載賣(mài)主經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)狀況和組織結(jié)構(gòu)的名單中選擇詢(xún)價(jià)對(duì)象。詢(xún)價(jià)可以利用投標(biāo)人會(huì)議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣(mài)主方面取得建議書(shū)（標(biāo)書(shū)、報(bào)價(jià)書(shū)）。

四、賣(mài)方選擇。

賣(mài)方選擇就是根據(jù)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)則，接受一家承包商、供應(yīng)商或咨詢(xún)公司的標(biāo)書(shū)或建議書(shū)，并由其提供須采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)。該選擇過(guò)程可能要反復(fù)多次。除了報(bào)價(jià)之外還要考慮和評(píng)價(jià)其他許多因素，包括投標(biāo)人的建議、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和本組織的各項(xiàng)方針。合同談判是選擇賣(mài)方的必要環(huán)節(jié)，要就雙方的責(zé)任、義務(wù)和權(quán)限，適用的法律、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理方法，以及合同價(jià)等取得一致意見(jiàn)。除了采購(gòu)制度、程序和方法之外，賣(mài)方選擇的決策者道德品質(zhì)的高低，是能否選定符合采購(gòu)文件要求的賣(mài)方的關(guān)鍵。一旦選定了賣(mài)方，就應(yīng)同其簽訂合同。合同的宗旨是，賣(mài)方向買(mǎi)方提供指定的產(chǎn)品或服務(wù)，而買(mǎi)方向賣(mài)方支付產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)款。

五、合同管理。

合同管理就是確保賣(mài)主的工作滿(mǎn)足合同要求，包括協(xié)調(diào)多個(gè)賣(mài)主之間的聯(lián)系。項(xiàng)目管理人員必須正確認(rèn)識(shí)自己采取和不采取行動(dòng)的法律后果。當(dāng)賣(mài)主履行了合同義務(wù)，完成了規(guī)定的工作，就要及時(shí)驗(yàn)收并向其支付款項(xiàng)。否則，賣(mài)方有權(quán)暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。

合同管理涉及項(xiàng)目管理的其他方面，例如監(jiān)視承包商在費(fèi)用、進(jìn)度和技術(shù)表現(xiàn)；檢查并核對(duì)其工作成果是否滿(mǎn)足要求；保證變更經(jīng)過(guò)有關(guān)方面的批準(zhǔn)，并將其通知所有的有關(guān)方面。合同還應(yīng)明確支付條款。合同管理的基礎(chǔ)是合同、賣(mài)主的工作結(jié)果，以及賣(mài)主各種開(kāi)銷(xiāo)的單據(jù)。因此，必須管理好與賣(mài)方之間往來(lái)的各種書(shū)面文件、合同變更和賣(mài)方的付款申請(qǐng)書(shū)等。合同管理要取得成功，就必須建立和堅(jiān)持變更控制、賣(mài)方付款申請(qǐng)審查和支付制度。項(xiàng)目管理人員還要定期寫(xiě)出進(jìn)展報(bào)告，以便高層管理人員隨時(shí)了解合同的履行情況。